Cuantas veces no te has enfrentado a la tarea de realizar algun trabajo el cual al final debe estar representado en un documento word y que debe ser realizado por varias personas?
el proceso comun seria dividirse el trabajo en secciones cada cual avanzar en su parte, cuando alguno halla terminado su parte enviar el documento word via correo electrónico a los otros participantes o a un coordinador encargado de juntar las distintas partes. De esta manera el control de cambios es muy dificil de llevar o darlo a conocer a todos los participantes.

A continuacion os muestro lo que nos ofrece google documents y cuales son sus ventajas.

1. Cualquier miembro del grupo puede crear el documento inicial y compartirlo a los colaboradores de la actividad.

2. Luego compartirlo con los miembros del grupo y que participarán en la creación del documento.

Esquina superior derecha de la ventana de google documents para compartir el documento con los colaboradores

de esta manera nos evitamos el envio de documentos adjuntos y por tanto la gestión de cantidades de versiones de documentos. Aqui solo existe un documento el cual puede ser modificado por sus colaboradores.

Un link al documento será enviado a los colaboradores adicionados y éstos podran efectuar sus cambios y que serán reflejados en tiempo real a todos sus participantes.
Esto de por sí ya constituye una ventaja porque no tendrás que esperar a que tus compañeros envien sus avances para ver que están escribiendo.

tambien puedes disfrutar de mecanismos de awareness como avisos cuando tus colaboradores están editando el documento al mismo tiempo que tu.

y lo mejor de todos es el sistema de control de cambios que permite guardar revisiones de cada una de las modificaciones hechas por los miembros o colaboradores

si quieres comparar versiones no tienes nada mas que checkear las revisiones de tu preferencia y google docs te ofrece una manera de ver las modificaciones, eliminaciones y adiciones haciendo uso de colores.

de esta manera se puede incluso tranquilamente modificar el texto de adicionado por otra persona si tienes una idea mejor de redacción, o borrar aquella parte que no consideras importante, todo sin miedo a dañar el documento ya que tienes el historial de revisiones a tu disposición.

ahora os doy un tip: que tal si en lugar de modificar o borrar un texto quisieras dejar una sugerencia en un parrafo o frase del documento? … en otras palabras emular la funcionalidad de word de dejar comentarios.

podrias simplemente utilizar la funcionalidad del text background color, escoger un color por convención y dejar tus comentarios o anotaciones en el parrafo o frase que desees.

De esta manera te ahorraras mucho tiempo y te organizarás mucho mejor, animate, solo debes liberarte de aquellas predisposiciones mentales a hacer las cosas como siempre las has venido haciendo antes.