Invitación a Interacción 2009

A éste evento si hay que ir…pero como ponente!, vamos a ver que se tiene antes del 15 de Abril.

Utilizando Google Documents para trabajar de manera colaborativa en la edición de documentos.

Cuantas veces no te has enfrentado a la tarea de realizar algun trabajo el cual al final debe estar representado en un documento word y que debe ser realizado por varias personas?
el proceso comun seria dividirse el trabajo en secciones cada cual avanzar en su parte, cuando alguno halla terminado su parte enviar el documento word via correo electrónico a los otros participantes o a un coordinador encargado de juntar las distintas partes. De esta manera el control de cambios es muy dificil de llevar o darlo a conocer a todos los participantes.

A continuacion os muestro lo que nos ofrece google documents y cuales son sus ventajas.

1. Cualquier miembro del grupo puede crear el documento inicial y compartirlo a los colaboradores de la actividad.

2. Luego compartirlo con los miembros del grupo y que participarán en la creación del documento.

Esquina superior derecha de la ventana de google documents para compartir el documento con los colaboradores

de esta manera nos evitamos el envio de documentos adjuntos y por tanto la gestión de cantidades de versiones de documentos. Aqui solo existe un documento el cual puede ser modificado por sus colaboradores.

Un link al documento será enviado a los colaboradores adicionados y éstos podran efectuar sus cambios y que serán reflejados en tiempo real a todos sus participantes.
Esto de por sí ya constituye una ventaja porque no tendrás que esperar a que tus compañeros envien sus avances para ver que están escribiendo.

tambien puedes disfrutar de mecanismos de awareness como avisos cuando tus colaboradores están editando el documento al mismo tiempo que tu.

y lo mejor de todos es el sistema de control de cambios que permite guardar revisiones de cada una de las modificaciones hechas por los miembros o colaboradores

si quieres comparar versiones no tienes nada mas que checkear las revisiones de tu preferencia y google docs te ofrece una manera de ver las modificaciones, eliminaciones y adiciones haciendo uso de colores.

de esta manera se puede incluso tranquilamente modificar el texto de adicionado por otra persona si tienes una idea mejor de redacción, o borrar aquella parte que no consideras importante, todo sin miedo a dañar el documento ya que tienes el historial de revisiones a tu disposición.

ahora os doy un tip: que tal si en lugar de modificar o borrar un texto quisieras dejar una sugerencia en un parrafo o frase del documento? … en otras palabras emular la funcionalidad de word de dejar comentarios.

podrias simplemente utilizar la funcionalidad del text background color, escoger un color por convención y dejar tus comentarios o anotaciones en el parrafo o frase que desees.

De esta manera te ahorraras mucho tiempo y te organizarás mucho mejor, animate, solo debes liberarte de aquellas predisposiciones mentales a hacer las cosas como siempre las has venido haciendo antes.

Google Documents Como Sistema Groupware Distribuido para la organización y Potencial Catalizador del Conocimiento.

Google Documents en la actualidad ofrece ciertas caracteristicas que lo convierten en un candidato bastante atractivo para utilizarlo en el diseño o implementación de un entorno groupware colaborativo, a continuación se mencionan algunas de estas caracteristicas:

• la capacidad de compartir documentos en un ambiente distribuido, ya sea en los roles de propietario (owner), lector (reader), o colaborador (collaborator).

• la generación de documentos online con la ventaja de ver los cambios de los otros usuarios en tiempo real.

• la capacidad de acceso a los documentos en un ambiente web y las facilidades que resultan de compartir los documentos online y la posibilidad de descarga o subida en distintos formatos de los documentos.

• la gestión de versiones de los documentos, permitiendo el almacenamiento de las mismas y la posibilidad de comparar cambios.

• Algunos mecanismos de awareness ya implementados en el workspace.

Knowcat provee un workspace que plantea la creación incremental de conocimiento estructurado, el cual está basado en proveer un entorno donde se comparte una base documental inicial base respecto a un tema particular de estudio. Tal base documental corresponde a documentos que pueden ser accedidos via web para su estudio por los participantes de la actividad de aprendizaje, y tal interacción es monitoreada con el proposito de ofrecer mecanismos de awareness a todos los participantes. al final KnowCat pretende [1]“…la catalización del conocimiento como resultado de la interacción de los usuarios con dicho conocimiento.”.

En este trabajo se plantea el uso de Google Documents para la replicación de la filosofia con la cual fué creado KnowCat, aprovechando las caracteristicas que actualmente ofrece, teniendo en cuenta el avance y auge de los productos de Google y particularmente Google Documents para el cual se cuenta con un API implementada en diferentes lenguajes, la cual podria ser usada para la implementación o mejora de mecanismos awareness, con el objetivo de replicar actividades de aprendizaje colaborativo que pueden ser realizadas en workspaces como KnowCat.

Con la implementación de esta propuesta, se lograrian ciertas mejoras a algunas de las limitaciones o problemas que actualmente tiene Knowcat, apoyados en las caracteristicas actuales y mejoras futuras de Google Documents , a continuación se mencionan algunas posibles mejoras que se pueden vislumbrar de esta idea.

• Facil acceso online a los documentos sin limitaciones referentes a navegadores, ya que el despliegue online actual de google docs es casi independiente del navegador en uso.

• Capacidad de estructurar la base de conocimiento al igual que en KnowCat

• Mejoras en la visualización de los mecanismos de awareness con el uso de tecnologias actuales web de punta como ajax.

• Utilización de servicios de chat y correo electronico actualmente disponibles y con muy alto nivel de calidad.

Algunas limitaciónes en la idea han sido identificadas despues de el estudio de viabilidad y capacidades del API GData Documents, y éstas, deben ser mencionadas, aunque no por ello deja de ser atractiva la idea:

• La compartición de documentos en GData API son controlado mediante ACL (listas de control de acceso) de los feeds, y tal funcionalidad ya está implementada en el protocolo del API, sin embargo en las librerias de clases de los lenguajes especificos (Java, C#, Python) aun no existen clases o metodos listos para usar que nos dén acceso a estas funcionalidades ya disponibles en el protocolo. Esta funcionalidad es muy importante ya que permitiria el monitoreo de la participación en los diferentes documentos de los otros participantes de la actividad.

Identificación de problemas presentados por el uso de Awareness en entornos GroupWare.

Abstract.

Awareness has become a cornerstone in computer systems design to reduce the meta-communicative efforts needed to collaborate across physical distances and in computer-mediated environments [1], that´s why is becoming important to identify problems associated with the use of awareness in order to design better Awareness displays, considering those aspects that goes against the reason and purpose of the awareness systems. This abstract attempt to show some of the identified awareness problems, the incidence in the asker and helper, and trying to find out some situations where using awareness makes a significant difference.

Introducción.

Algunos autores sostienen que la comunicación espontánea informal en espacios de trabajo, es bastante importante y útil para generar procesos de aprendizaje y trabajo colaborativo; sin embargo existen estudios orientados a demostrar que hay ciertas consecuencias que hay que pagar por el uso de Awareness. Las investigaciones apuntan a tratar de identificar tales consecuencias o problemas y generar estrategias para atacarlos, con el objetivo de diseñar mecanismos de Awareness lo mas eficientes posibles o que cumplan mejor con su propósito de potenciar el aprendizaje y trabajo colaborativo.

Problemas y Consideraciones de Diseño de Pantallas de Awareness.

Uno de los problemas identificados en el uso de pantallas de Awareness en espacios de trabajo computacionales, es el asunto de las interrupciones; Estas pueden generar reducción de la productividad del sujeto que es cuestionado, más, que al sujeto que pregunta, y por lo tanto es una consideración de mucho peso a tener en cuenta al momento de diseñar sistemas con Awareness.

Las investigaciones apuntan a atacar e identificar aspectos que generan interrupciones y la búsqueda de mecanismos o estrategias para dar soluciones, además de identificar situaciones en las cuales el uso de Awareness es mas conveniente o genera mejores resultados, a continuación se mencionan algunos aspectos a tener en cuenta para el diseño de pantallas Awareness buscando reducir las interrupciones:

La sincronización, entendiéndose por ésta, los mecanismos para proveer información referente al nivel de disposición que el sujeto cuestionado tiene en un momento específico de responder a preguntas. Se deben considerar mensajes en la pantalla Awareness que provean información al sujeto que pregunta del nivel de disposición a responder del sujeto objetivo y de esta manera contribuir con la sincronización.

La motivación: ya que el sujeto que necesita respuestas y el que es cuestionado, no son movidos por los mismos intereses a no ser que ambos personajes sean miembros de un mismo equipo trabajando en objetivos compartidos.

La cantidad de información presentada: ya que puede generar reducción en las interrupciones si le da al sujeto que pregunta la suficiente información para decidir si es el momento apropiado para preguntar o si por el contrario debería esperar.

Novedosos aportes…

Actualmente existen novedosas investigaciones como la llevada a cabo por Benjamin Waber en MIT, la cual presenta un sistema Awareness el cual captura información por medio de censores localizados en dispositivos móviles, los cuales son recolectados y estudiados, haciendo uso de una nueva área de investigación llamada “Reality Mining” que pretende obtener datos cuantificables por medio de dispositivos electrónicos generalmente inalámbricos, y en tiempo real, de las interacciones sociales reales como la comunicación cara a cara, entre miembros de un determinado grupo o equipo, que luego son analizados haciendo uso de Social Network Analysis (SNA) y finalmente se pretende a partir de los resultados obtenidos del análisis, aplicar técnicas de Social Network Stimulation (SNS) para finalmente enrutar o estimular comportamientos deseados en una red.

A continuación se describe la solución Awareness de Waber y cómo ésta intenta solucionar los problemas de las Interrupciones de los sistemas Awarenes:

Uno de los dispositivos construidos es llamado el “Presence Book” el cual brinda información en tiempo real acerca de la disponibilidad, accesibilidad y la red social egocéntrica.

A continuación se presenta pantalla Awareness en la figura:

- Pantalla de Presence Book.

Como se mencionó anteriormente, este sistema recolecta información mediante censores bluetooth y otros, y ataca los siguientes problemas:

La disponibilidad: intentando responder la pregunta ¿estaría interrumpiendo una conversación si llamo ahora?, o ¿están ellos demasiado ocupados para recibirme ahora? [3]. Para el prototipo, las conversaciones y datos de movimiento son usados para inferir la información presentada en la pantalla del dispositivo respecto a la disponibilidad.

La accesibilidad: intentando responder a la pregunta de que tan difícil es para un usuario acceder a determinado sujeto, buscando determinar de que manera es accesible tal sujeto, por ejemplo, si el sujeto está en su oficina entonces estará disponible para una comunicación cara a cara, pero si el sujeto está caminando fuera del área de trabajo, entonces es accesible solo vía e-mail o llamada telefónica. El prototipo usa datos de localización para cumplir con el propósito de la accesibilidad.

Finalmente el prototipo muestra también una red social egocéntrica que muestra los enlaces que conectan a un usuario con el sujeto de su interés, esto con el objetivo de responder a la pregunta ¿Quién que yo conozca conoce al sujeto de mi interés?, o ¿Quién en el departamento de desarrollo, pasa mucho tiempo con el departamento de ventas? Lo cual puede ser bastante útil para iniciar relaciones sociales.

Como se puede observar Reality Mining proporciona información bastante importante que puede contribuir a la construcción de mejores sistemas Awareness, gracias los datos cuantificables que pueden ser recolectados para posterior análisis.

Algunas Conclusiones.

Algunos estudios experimentales han demostrado que el uso de Awareness para la coordinación de comunicaciones interruptoras, potencia el aprendizaje colaborativo y reduce las perturbaciones asociadas con las interrupciones, pero tales comunicaciones deben darse en un ambiente de beneficios compartidos o de identidad común como es el caso de equipos de trabajo de proyectos específicos[2].

Los resultados mencionados en las investigaciones sugieren que el uso de pantallas de Awareness, es un factor que potencia el trabajo o aprendizaje colaborativo en ambientes que requieren un apretado acoplamiento entre los integrantes del grupo, ya que comparten intereses y motivaciones comunes, lo cual hace que cada miembro sea respetuoso con el tiempo y la concentración de sus compañeros y por lo tanto haga preguntas solo en las situaciones mas necesarias, siempre teniendo en cuenta la disposición del sujeto cuestionado a responder.

Es importante tener en cuenta la aplicación de Reality Mining para la implementación de sistemas Awareness ya que el análisis de datos provenientes de la interacción real de los sujetos de una red son bastante valiosos si se quiere atacar el problema de las interrupciones.

Referencias:

[1] Palfreyman K. A. and Rodden T., A protocol for user awareness on the World Wide Web, Procs. of CSCW’96, Boston, MA, USA, 1996, 130 – 139.

[2] Dabbish Laura, Kraut Robert E., Controlling Interruptions: Awareness Displays and Social Motivation for Coordination, Human-Computer Interaction Institute, Carnegie Mellon University. Pag 190.

[3] Kim Taemie, Chang Agnes, Pentland Alex. Enhancing Organizational Communication using Sociometric Badges, MIT Media Laboratory, Wellesley College, Pag 3